BLOGG

07.10.2019

VAD INNEBÄR MERA KONTROLL DÅ?

Av Ingrid Biese

Jag brukar ibland bjudas in av organisationer för att prata om min forskning. Delvis finns det ett stort personligt intresse bland folk – vem har inte någon gång drömt om att hoppa av för att börja med något helt annat? Men intresset bland arbetsgivare har också varit ganska stort för att lära sig förstå vad som driver människor att hoppa av och vad man kan göra för att förhindra det. Hur skapar man en arbetsplats som människor inte drömmer om att lämna?

 

Diskussionen blir ofta livlig och en fråga – eller snarare ett konstaterande – som ibland kommer upp när jag pratar om kontroll och flexibilitet är ’inte kan man ju göra det helt fritt och låta människor komma och gå hur det vill’.

 

Nå, för det första behöver det att man ger sina medarbetare mera kontroll över sitt arbete och sin tid inte alls nödvändigtvis betyda att man släpper allt helt fritt. Faktum är det, att det över lag krävs relativt lite för att människor ska uppleva att de har mera kontroll. Till dem som är oroliga att man aldrig mera skulle kunna ordna gemensamma möten på grunda av att ingen längre skulle vara på plats brukar jag säga att man ju ändå kan förutsätta att människor kommer på möten som de förväntas vara på trots att de fritt kan välja var och hur de arbetar. Man måste ju ändå kunna förutsätta att folk gör sitt jobb och om möten är en del av jobbet så kan man ju faktiskt kräva att människor kommer dem.

 

Men man måste också ändra lite på sin inställning. Kanske man kunde införa mera virtuella möten. Eller om man kräver att människor ska infinna sig på kontoret, kanske man kan komma överens om t.ex. att man bara håller möten mellan 10 och 14. Det skulle ge människor mera kontroll på morgonen när barn ska föras till dagis eller skolan, eller ge möjlighet att sköta bankärenden eller läkarbesök med åldrande föräldrar, eller annat som för det mesta måste ske under arbetstid. Eller något annat. Det skulle säkert ge en ganska stor känsla av frihet och kontroll.

 

Nu kanske någon tänker, men vi har ju redan flextid. Och det är sant, de flesta organisationer har det för att underlätta det här med att kombinera jobb med annat. Men faktum är det att forskningen visar att det som vi känner till som flextid inte alls nödvändigtvis ger människor jättemycket extra flexibilitet. I stället för att underlätta livet, så har forskningen visat att flextid ofta skapar en känsla av att ha mindre tid, vilket är tvärt emot det som har varit tänkt när man infört det. Det här är speciellt sant för kvinnor som i allmänhet har större ansvar för skötsel av barn och andra anhöriga. För dem gör flextiden att arbetet ännu mera effektivt spiller över på privattid, som i gengäld gör att tiden upplevs som jäktig och knapp.

 

Men grejen är den att flextid ofta innebär en möjlighet att flexa inom ganska snäva tidsramar och normer (kanske en timme eller så på morgonen och motsvarande tid på eftermiddagen). Den ger mera ett sken av flexibilitet än att skapa verklig flexibilitet där man kan lättare och flexibelt (i brist på ett bättre ord) organisera sin dag på ett för en själv optimalt sätt. Den garanterar inte heller att chefen inte sätter in ett möte som alla förväntas vara på just då man måste föra sitt barn till dagis till exempel.

 

“Det visade sig att när man släppte det helt fritt på det här sättet, så kom ändå de flesta till kontoret åtminstone tre eller fyra dagar i veckan .”

Så verklig flexibilitet kräver mera än bara införandet av flextid. Det kräver en ny mental modell. I min förra blogg skrev jag om just det här, att det kräver tillit, nya rutiner och en organisationskultur där man verkligen inlägger sig för att lära känna varandra. Det kräver nya sätt att leda helt enkelt.

 

DNA, ett finskt telecom-företag, är ett exempel på en sådan kulturförändring. För några år sedan bestämde de sig för att göra det här med var, när och hur man jobbar helt fritt. De gav sina medarbetare fullständig kontroll. Tekniskt sett var det lätt för dem, de har tekniken och en massa lösningar för kommunikation och virtuella möten. Men de bestämde sig för att också omorganisera den fysiska miljön så att ingen längre satt i egna rum, och i gengäld för att skapa en motbalans till det, göra det möjligt för deras medarbetare att själva bestämma när, var och hur de jobbar. De fick jobba när de ville (men klart de måste också kunna infinna sig på möten, i alla fall virtuellt) och var de ville. De behövde alltså aldrig fysiskt komma in till kontoret om de inte ville, bara de skötte sitt jobb (och för det måste man ha tydliga ansvarsområden och arbetsmål, och det kan vi gå in på en annan gång).

 

Hör och häpna, det visade sig att när man släppte det helt fritt på det här sättet, så kom ändå de flesta till kontoret åtminstone tre eller fyra dagar i veckan. Bara för att man låter människor bestämma själva betyder detinte att de kommer att sluta komma till jobbet. De flesta har faktiskt ett behov av att träffa kolleger och många vill också hålla jobb och privatliv någorlunda skilt. De flesta vill alltså komma på jobb. Om de inte vill det någonsin så kanske man måste ta sig en liten funderare om vad det är för en organisation och arbetsmiljö man riktigt har. Om man dessutom utgår ifrån att ingen kommer att vilja vara där, vad säger det om vad man själv tycker om sin arbetsplats?

 

Men trots att de flesta ändå vill komma in till kontoret, gav denna frihet dem möjligheten att inte göra det ifall de behövde vara någon annanstans eller kände för ett miljöombyte.

 

Frihet ger en känsla av kontroll som ger en känsla av koherens vilket i sin tur helt enkelt gör att vi mår bra. Också det här har forskningen visat.

 

Men nu är det ju inte så att alla arbetsplatser och alla jobb är sådana att människor kan jobba fritt hur som helst och när som helst. Det kanske finns kunder och klienter som man behöver vara där för. Kanske man inte kan släppa det helt fritt som på ett IT-bolag. Men det betyder inte att vi inte kan fundera på sätt att ge människor en känsla av mera autonomi och kontroll. Det betyder inte att vi inte kan lära oss av och plocka idéer från organisationer som har gjort det. Vi behöver vara kreativa och inte låsa oss i våra gamla tankesätt och förutfattade meningar. För det har min forskning också visat, att med lite kommer man ganska långt. Små förändringar kan ge stora resultat, en känsla av mera frihet, av mera kontroll, en känsla av lättnad helt enkelt, och av att vi klarar det här. Och det gör en väldigt stor skillnad.